Passar arquivos para o formato digital traz dúvidas. Legislação estabelece critérios e exceções.

O que fazer com os papéis depois de copiar e arquivar os documentos de sua empresa em formato digital?  Pode descartar? Arquivos digitais têm o mesmo valor legal? O que diz a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais?

Sim, pode descartar os papéis. Sim, arquivos digitais têm o mesmo valor legal. Desde que observados, nesses dois casos, as condições, as exceções e os critérios definidos pela legislação. Vejamos.

A LGPD estabelece que os dados pessoais serão eliminados após o término do seu tratamento, autorizada a conservação para a finalidade de cumprimento de obrigação legal ou regulatória, de estudo por órgão de pesquisa, de transferência a terceiro ou de uso exclusivo pelo controlador, prezando sempre pela anonimização quando possível.

O avanço tecnológico permite o processamento de informações, do início ao fim, em meios integralmente digitais. Ainda assim, a quantidade de dados em suporte físico ainda é bastante elevada nas organizações.

Apesar de existir receio em se desfazer dos papéis, são vários os motivos para transpor a informação para uma mídia digital: liberação do espaço físico, maior segurança na manutenção e gestão do conteúdo, preservação do meio ambiente a partir do menor consumo de papel, reciclagem de papéis inutilizados, redução de custos. Contudo, para que os documentos digitalizados possam carregar os mesmos efeitos legais que os produzidos originalmente em suporte físico, é necessário observar os requisitos estabelecidos no decreto 10.278 de 2020 e demais normas que tratem do assunto.

Conforme disposto no decreto, os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar a integridade e a confiabilidade do documento, a rastreabilidade e confiabilidade dos procedimentos empregados, padrões técnicos para garantir a qualidade de imagem, de legibilidade e de uso. Além disso, é preciso que o procedimento observe a confidencialidade, quando aplicável, e a interoperabilidade entre sistemas informatizados.

Perante as entidades da administração pública, o documento digitalizado apresentará os mesmos efeitos que o físico quando assinado com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, observando os requisitos mínimos de resolução, cor e formato de arquivo em PDF/A ou PNG conforme disposto no anexo I do decreto 10.278/20.

A validade também dependerá da existência de metadados essenciais, ou seja, dados estruturados que permitam classificar, descrever e gerenciar documentos, como o assunto, o autor, a data e o local da digitalização, além do nome do responsável pelo processo de transferência para o formato digital.

Após acatar as formalidades impostas no Decreto, os documentos físicos podem ser descartados, desde que não carregam valor histórico.

A mesma previsão de eliminação dos suportes físicos está prevista na lei 12.682, de julho de 2012. Esta norma, dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, estabelecendo no art. 2º, parágrafo 1º, que “Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica”.

Além da preservação em caráter histórico, a legislação estabelece, ainda, que alguns documentos originais não serão eliminados após a digitalização, como aqueles referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional, documentos de identificação e os de porte obrigatório. Estes serão mantidos durante os prazos de prescrição e decadência em suporte físico mesmo havendo o processo de digitalização.

Aos demais, não enquadrados na exceção do decreto 10.278/20, o descarte deverá ser feito de modo a impossibilitar a recuperação das informações contidas nos documentos. Para isso, como exemplo, podem ser usados equipamentos fragmentadores de papéis ou, quando se tratar de grande volume, a contratação de uma empresa especializada, podendo esta proceder com a reciclagem do material.

Orienta-se que as organizações elaborem procedimentos de avaliação, seleção e posterior descarte de documentos previamente autorizados, lembrando que a manutenção de informações além dos prazos estabelecidos na legislação ou em políticas internas da empresa configura infração às regras de proteção de dados.

Fonte: Migalhas